Инструкция

Журнал изменений CRM

Приложение для Битрикс24 показывает, кто, когда и какие поля менял в сделках, лидах, контактах, компаниях и смарт-процессах: что было и что стало. Важные поля можно выделить цветом, чтобы их изменения сразу бросались в глаза.

1. Установка и первый запуск

Установите приложение из Битрикс24.Маркета.
Один раз откройте его под администратором портала: Приложения → Журнал изменений CRM.

При первом открытии приложение само:

добавляет вкладку «Журнал изменений» в карточки сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов;
подписывается на изменения в CRM;
запоминает текущие значения полей — по 20 000 самых новых записей каждого типа;
подтягивает из Битрикс24 историю стадий сделок, лидов и смарт-процессов за месяц до установки.

Это идёт в фоне несколько минут, окно можно закрыть.

Журнал ведётся с момента установки. Задним числом в нём есть только переходы по стадиям за месяц до установки: прошлых изменений остальных полей Битрикс24 приложению не отдаёт. Кто переводил по стадиям до установки, Битрикс24 тоже не сообщает — у таких строк в колонке «Кто изменил» стоит «Неизвестно · до установки».

2. Журнал в карточке записи

Откройте сделку, лид, контакт, компанию или элемент смарт-процесса и перейдите на вкладку Журнал изменений. Если вкладок в карточке много, она может оказаться в меню Ещё.

Вкладка «Журнал изменений» в карточке сделки: таблица с колонками «Когда», «Кто изменил», «Поле», «Было», «Стало». Названия полей «Стадия сделки» и «Сумма» выделены цветом. — Вкладка в карточке сделки. Названия «Стадия сделки», «Сумма» и «Ответственный» выделены цветом в настройках.

Что в таблице

Когда и кто изменил. Поля, сохранённые вместе, идут одной группой строк.
Поле — его название. Важные поля выделены цветной плашкой, например Стадия сделки или Сумма (подробнее — в разделе 5).
Было → стало — значения так, как их видят сотрудники: название стадии, имя ответственного, пункт списка. Контакты и компании — ссылками на карточки. Длинный текст свёрнут до трёх строк, нажмите, чтобы развернуть.

Фильтры

Все поля — оставить изменения одного поля, например только стадии.
Все сотрудники — изменения одного сотрудника.
Поиск — по значению, названию поля или имени сотрудника.
Скачать CSV — журнал записи в файл для Excel.

Вкладку видит каждый сотрудник, у которого есть доступ к этой карточке.

3. Общий журнал портала

Администратор видит все изменения сразу: откройте приложение, вкладка Журнал.

Общий журнал: счётчики изменений за сутки, число отслеживаемых типов записей, время последнего события; ниже фильтры по периоду, типу, сотруднику и полю и таблица изменений. — Общий журнал: счётчики сверху, фильтры и таблица изменений по всем записям.

Изменений за сутки и за неделю.
Ведём журнал — сколько типов записей отслеживается.
Битрикс24 присылает изменения — когда пришло последнее. Зелёная точка значит, что всё работает.
Фильтры: период (сутки, 7, 30, 90 дней, год), тип записей, сотрудник, поле. Колонка «Запись» — ссылка на карточку.
Скачать CSV выгружает то, что сейчас на экране.

4. Что записываем

Откройте приложение под администратором, вкладка Настройки. Настройки сохраняются сами сразу после изменения — рядом с заголовком блока появится «Сохранено ✓».

Типы записей

Отметьте, для каких записей вести журнал. Ссылки Отметить все и Снять все отмечают и снимают все типы сразу. Если отмечены все, смарт-процессы, которые появятся позже, тоже попадут в журнал без настройки.

Поля, которые записываем

По умолчанию записываются все поля, в том числе новые, которые появятся на портале. Снимите галочку с поля, изменения которого не нужны, например служебного поля, которое интеграция с 1С меняет при каждом обмене.

Раскройте тип записей, например «Сделки». В заголовке видно, сколько полей записываем.
Поля, обязательные в CRM, стоят в начале таблицы с меткой «обязательное в CRM», за ними — поля, которые вы не записываете.
Найдите поле поиском по названию или коду. Галочка ставится и снимается щелчком по любому месту строки.
Отметить все и Снять все действуют на найденные поля: например, найдите «UTM» и снимите все UTM-метки разом.

Дату изменения, последнюю активность и другие поля, которые Битрикс24 меняет сам, приложение не записывает никогда.

5. Выделение полей цветом

Поля, за которыми нужно следить особенно внимательно, можно выделить цветом. Например, Стадия сделки — красным, Сумма — оранжевым, Ответственный — синим. Тогда в журнале их изменения видно сразу, даже в длинной истории.

Настройки, блок «Поля, на которые обратить внимание»: таблица полей сделок с палитрой из восьми цветов; поля «Стадия сделки», «Ответственный» и «Сумма» выделены красным, синим и оранжевым. — Блок «Поля, на которые обратить внимание». Выделенные поля стоят в начале таблицы, за ними — обязательные в CRM.

Как выделить поле

Настройки → Поля, на которые обратить внимание.
Раскройте тип записей, например «Сделки».
Найдите поле поиском по названию или коду.
Нажмите кружок нужного цвета. Слева сразу видно, как название будет выглядеть в журнале, а выбор сохранится сам.

Чтобы убрать выделение, нажмите пустой кружок «Без цвета» в начале палитры.

Цветом выделяется только название поля. Значения «было» и «стало» не меняются.
Выделение видно и во вкладке в карточке, и в общем журнале — у всех сотрудников.
У каждого типа записей выделение своё: стадию сделок и статус лидов можно выделить разными цветами.
Восемь цветов: красный, оранжевый, жёлтый, зелёный, бирюзовый, голубой, синий, фиолетовый.

6. Уведомления

Приложение может сообщить нужным сотрудникам, что поле в записи стало определённым. Например, сделка перешла в «Сделка провалена» — руководителю отдела продаж; сумма стала больше 1 000 000 — ответственному и директору. Уведомление приходит в колокольчик Битрикс24: какая запись, какое поле, было → стало, кто изменил и ссылка на карточку.

Раздел «Уведомления»: список правил с переключателями и статистикой срабатываний, ниже форма нового правила: тип записей, поле, условие, значение, кого уведомить. — Раздел «Уведомления»: правила и форма нового правила.

Как добавить правило

В приложении откройте Уведомления и нажмите Добавить правило.
Выберите тип записей и поле, например «Сделки» и «Стадия сделки». Поле ищется по названию или коду: начните печатать «стад» или «stage».
Выберите условие и значение: «стало равно» → «Сделка провалена». Значение тоже ищется: стадия, пункт списка, сотрудник.
Отметьте, кого уведомить: ответственного за запись и/или выбранных сотрудников — кнопка Выбрать сотрудников открывает выбор из структуры компании.
Проверьте фразу «Как это работает» и нажмите Сохранить правило. Кнопка Прислать пробное мне покажет, как выглядит уведомление.

Какие бывают условия

Стало равно — для стадий, статусов, списков, ответственного, воронки и полей «да/нет»: значение выбирается из списка.
Стало больше и стало меньше — для сумм и чисел.
Стало содержать — для текста: например, комментарий, в котором появилось «срочно».
Изменилось, заполнили, очистили — для любого поля.

Правило срабатывает на переходе: если сумма уже была больше миллиона и выросла ещё, второй раз уведомление не придёт.
Тот, кто сам поменял поле, уведомление не получает — галочку можно снять в правиле.
Правило можно выключить, не удаляя. Под каждым правилом видно, сколько раз оно сработало за 30 дней.
Уведомления работают для типов записей, отмеченных в настройках, даже если само поле в журнал не записывается.

7. Сколько хранится журнал

Настройки → Сколько хранить журнал: всегда, 3 месяца, полгода, год, 2 или 3 года. Изменения старше срока удаляются раз в час. После удаления приложения с портала все его данные удаляются.

8. Вопросы

Почему в журнале нет изменений до установки?

Битрикс24 не отдаёт приложениям историю полей, поэтому журнал начинается с момента установки. Исключение — стадии и статусы: переходы за месяц до установки приложение подтягивает само, без автора.

Почему у старой записи нет первого изменения?

Если запись не попала в первичное запоминание (она старше 20 000 самых новых своего типа), приложение запоминает её при первом изменении или открытии вкладки. Следующие изменения уже попадут в журнал.

Кто указан, если поле поменял робот или бизнес-процесс?

Тот, от чьего имени он работает в Битрикс24. Изменения из чатов открытых линий подписаны пользователем линии.

Что ещё не попадает в журнал?

Товары, дела, комментарии и письма — они в таймлайне карточки.

Журнал перестал пополняться

Откройте приложение под администратором. Приложение читает записи от имени администратора, который открывал его последним, и при открытии восстанавливает подписку. Если не помогло — напишите в поддержку.

9. Поддержка

В приложении нажмите Поддержка и опишите вопрос. К сообщению автоматически добавится, с какого экрана вы пишете, и последняя ошибка — не придётся объяснять. Ответ придёт в чат «FRBS Labs — поддержка приложений», отвечаем в будни с 10:00 до 19:00 по Москве.